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2011/02/24 Procès-verbal

Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de l'ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350 rue Sparks, Ottawa, le 24 février 2011 à 12 h, heure d’Ottawa.

Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Lynne Mackan-Roy (par téléphone), Ross Rader, Barry Shell (par téléphone), Tom Williams (par téléphone), Victoria Withers

Administratrice absente : Heather Dryden

Secrétaire de l'ACEI : Michael Stewart

Invités : Kathy Fisher (Industrie Canada), David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Le président souhaite la bienvenue à Kathy Fisher, directrice, Direction de la politique et de la coordination des communications internationales d’Industrie Canada, et à Paul Havey, nouvellement nommé au poste de directeur, Finances et administration, de l’ACEI.

1. Approbation de l’ordre du jour

Le président propose que l’ordre du jour soit modifié pour exclure les points suivants : le point 7.1 (Discussion sur les questions stratégiques), et de reporter ce point à une autre réunion; et le point 3.5 (Rapport du Comité du budget), qui sera couvert sous le point 5 (Plan opérationnel et budget 2011-2012).

Les membres du conseil d’administration adoptent l’ordre du jour distribué avec le matériel pour la réunion avec ces modifications.

2. Mises à jour financière et opérationnelle

2.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d'administration à titre d'information et il est présenté à la réunion. Une discussion s’amorce sur les soldes de l’encaisse et du fonds d’investissement et les membres conviennent que le Comité de vérification examinera la politique d’investissement avec le personnel.

2.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d'administration à titre d'information et il est présenté à la réunion.

B. Holland fait remarquer qu’il y a eu une hausse dans les renouvellements au cours du dernier trimestre, et de nouveau en janvier, à la suite de la mise en œuvre d’une fonction d’auto-renouvellement. On prévoit que les renouvellements augmenteront dans les mois qui viennent, mais qu’ils vont ensuite se stabiliser. B. Holland note également que le taux de nouvelle croissance nette a grimpé au cours de la même période et il attribue cette hausse aux activités générales du groupe Marketing et communications et à une plus grande visibilité du .CA. Désormais, le personnel fournira une analyse plus détaillée des activités d’enregistrement dans le rapport de la direction.

B. Shell quitte la réunion.

2.3 Examen des résultats financiers du troisième trimestre

P. Havey donne un bref aperçu des résultats financiers pour la période se terminant le 25 décembre 2010. L’excédent du budget d’exploitation s’élève à 1 717 810 $ pour la période, soit environ 475 000 $ de plus que les prévisions qui ont été présentées en septembre 2010. Les revenus sont en hausse en raison, principalement, des nouveaux enregistrements qui ont connu une augmentation de 23 % par rapport aux projections du budget, et des renouvellements pour le trimestre qui atteignent un taux de 80 %, comparativement au taux de 70% prévu dans le budget.

P. Havey passe en revue les postes de dépenses où l’écart atteint 100 K$ et plus, par secteur fonctionnel, et il note que le poste Infrastructure/DNS est inférieur aux prévisions budgétaires pour deux éléments : 1) Effectif – on avait prévu l’embauche d’un administrateur de système additionnel; et 2) Programme ITIL.

Les salaires sous les postes Finances et administration ont été moins élevés que les montants budgétés en raison du départ de membres du personnel. Le poste Marketing et communications affiche aussi un montant moins élevé que le montant budgété en raison du moment où certaines dépenses ont été engagées. Le coût associé au Forum canadien sur l’Internet a été transféré au dernier trimestre, tout comme les dépenses prévues pour la publicité et la refonte du site Web public. Les dépenses d’amortissement continueront d’afficher un écart permanent en raison des fonds sous-utilisés pour les immobilisations. Le personnel reverra les prévisions budgétaires d’ici la fin de l’année; toutefois, en raison d’une hausse des revenus et d’un montant des dépenses plus bas que prévu dans plusieurs services, on prévoit un excédent plus élevé pour l’AF11 que ce qui avait été initialement projeté en septembre 2010.

Une discussion suit sur l’écart entre les dépenses et les revenus budgétés et les dépenses et les revenus réels. Certains membres sont d’avis que le personnel devrait budgéter de manière plus serrée. On convient que le personnel devrait travailler sur le modèle des revenus et inclure une stratégie pour identifier les nouvelles possibilités ou initiatives, si la tendance haussière au niveau des revenus se maintient.

T. Williams se joint à la réunion.

B. Shell se joint à la réunion.

3. Composition du Comité des mises en candidature

Le Groupe de travail du Comité de gouvernance fait un survol des travaux réalisés. On fait remarquer qu’il y a présentement cinq membres au Comité des mises en candidature et que, selon le Règlement de l’ACEI, le conseil d’administration peut nommer tout au plus cinq membres au Comité des mises en candidature pour des mandats de 2 ans. Le Groupe de travail a tenu plusieurs réunions le mois dernier pour examiner la liste des candidats et, à partir d’une courte liste de candidats, a contacté ces derniers pour confirmer leur intérêt et leur disponibilité. Le Groupe de travail propose donc cinq candidats à nommer au Comité des mises en candidature. On note que beaucoup de travail a été fait pour la sélection des candidats sur la base de la diversité de leur expérience au sein de l’industrie, de leur expérience de travail dans le secteur à but non lucratif ou public, et de leur expérience en gestion.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme les personnes suivantes au Comité des mises en candidature pour un mandat de deux (2) ans : Bill Graham; Michel Lamontagne; Debi Rosati; Len St-Aubin et Andrew Sullivan.

(Motion proposée par T. Williams, appuyée par R. Rader et adoptée à l’unanimité)

T. Williams quitte la réunion.

4. Mise à jour des comités

4.1 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance rapporte que ce comité s’est réuni à trois reprises jusqu’ici et que, parmi les projets de travail, le plus actif a été l’examen des processus de mise en candidature et d’élection. Les autres projets incluaient la structure des comités, en particulier le Comité du budget puisque celui-ci a été démantelé comme prévu le 28 février 2011, et l’évaluation de l’efficacité du conseil d’administration. L’évaluation de l’efficacité du conseil d’administration sera de nouveau effectuée cette année; celle-ci mettra l’accent sur le rendement du directeur et sera présentée à la réunion du conseil d’administration de juin 2011. On signale que le Comité de gouvernance a examiné la police d’assurance responsabilité des administrateurs et convenu de renouveler la police avec le fournisseur actuel.

4.2 Rapport du Comité de supervision technique

Le président du Comité de supervision technique rapporte que le comité s’est réuni plus tôt pour discuter de la carte routière et de la vision de la TI. On rappelle que le Comité du budget a demandé que le Comité de supervision technique examine un plan de 3 à 5 ans et que le personnel a fourni une carte routière générale mais qu’il reviendra avec un plan plus détaillé.

4.3 Rapport du Comité de vérification

La présidente du Comité de vérification rapporte que ce comité s’est réuni le 18 février 2011. KPMG a présenté le plan de vérification et informé le comité de l’applicabilité de certaines des nouvelles normes canadiennes en matière de vérification. Il y a eu une longue discussion sur l’adoption des Normes internationales d’information financière (IFRS) et l’état de préparation de l’organisme. Le personnel a confirmé qu’il était confiant d’atteindre l’objectif de produire des états financiers pleinement compatibles avec les normes IFRS pour l’année financière se terminant le 31 mars 2012. Le personnel a présenté le cadre de gestion des risques et une séance distincte pour élaborer le rapport au conseil d’administration sera organisée avec le Comité de vérification en juillet 2011. Ce cadre de gestion des risques examinera aussi comment obtenir plus efficacement la participation du conseil d’administration pour identifier les risques et les possibilités pour l’organisme.

4.4 Rapport du Comité exécutif

Le président du Comité exécutif rapporte que ce comité s’est réuni une fois au cours du mois dernier pour poursuivre les discussions sur les questions afférentes aux RH.

4.5 Comité consultatif des politiques

R. Rader propose maintenant que le conseil d’administration adopte le mandat qui a été modifié depuis la dernière réunion du conseil d’administration. On précise que, dans l’éventualité où ce mandat serait adopté, une liste de membres potentiels issus de la collectivité a aussi été fournie au conseil d’administration pour son examen.

Il est proposé que :

1. Le mandat du Comité consultatif des politiques soit adopté tel que présenté;

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Liang et adoptée à l’unanimité)

2. Le comité soit composé initialement des membres suivants : John Demco, Ross Rader, Michael Stewart, et des membres de la collectivité suivants : Alain Chesnais, Tim Denton, Kirk LaPointe et Michael Geist.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

3. Le président du comité sera Ross Rader pour le mandat initial du comité; et

4. Le premier geste du comité sera de solliciter des candidatures additionnelles pour le comité qui seront examinées par le conseil d’administration à une date ultérieure, en tenant compte de la nécessité de maintenir un équilibre et de diversifier la composition du comité.

(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par J. Grey et adoptée, R. Rader s’abstenant)

5. Plan opérationnel et budget 2011-2012

Le président du Comité du budget rapporte que ce comité s’est réuni à plusieurs reprises au cours des deux derniers mois pour examiner le budget d’exploitation avec le personnel. On rappelle au conseil d’administration que tous les documents pertinents leur ont été transmis avant la réunion.

Le président du Comité du budget fournit un aperçu du budget d’exploitation pour l’année financière 2011-2012. On note que les revenus ont été basés sur une hypothèse de croissance de 15 %, ce qui est en ligne avec le taux de croissance de 14 % enregistré au cours des 12 derniers mois, et sur un plan de retour à l’équilibre qui prévoit que 1,17 M$ ou 7,4 % du budget sera affecté au Programme d’investissement communautaire.

On note que l’accent, dans le plan opérationnel, a été mis sur l’importance de miser sur les ressources et la capacité technique de l’organisme et d’améliorer l’offre de services. Certains des projets et des produits livrables clés pour l’année qui vient incluent IDN, DNSSEC et IPv6, de même que la bonification du produit .CA, la mise en œuvre d’un « intergiciel » et l’embauche de nouveau personnel. La hausse de 15 % et de 50 % respectivement pour les postes Infrastructure/DNS et Développement reflète ces priorités.

Le groupe Marketing et communications lancera de nouvelles initiatives de promotion des canaux et des incitatifs : un programme coop pour les canaux; et un rabais promotionnel visant à générer une hausse de plus de 20 % des nouveaux enregistrements par rapport au taux annualisé à la même période l’année précédente. Cela représente une augmentation de 22 % du budget de marketing et communications, et une augmentation de 72 % au titre de la gestion des canaux. Les postes Frais juridiques et politiques et Finances et administration n’ont pas augmenté par rapport au budget précédent. On note que le poste Finances et administration tient compte de la mise en œuvre des normes IFRS et du programme de gestion des risques. Le budget du conseil d’administration a été réduit de 20 % en éliminant le coût de l’examen annuel, le coût des médias/produits, et les frais divers.

Le Comité du budget recommande aussi plusieurs examens de suivi : un examen du processus d’élection, coordonné par les comités de gouvernance et de vérification, pour identifier la possibilité de rationaliser le processus, incluant une évaluation de la valeur des coûts actuels de la gouvernance; l’élaboration et l’examen d’un plan technologique de 3-5 ans, coordonné par le Comité de supervision technique, incluant une stratégie pour les plates-formes matérielles et logicielles; une évaluation du succès des principaux programmes d’investissement communautaire; une évaluation du succès et du potentiel futur des nouveaux programmes de canaux; et une évaluation du succès du programme de publicité du .CA.

P. Havey présente trois scénarios de revenus avec une hypothèse de croissance de 5 % pour le scénario le plus pessimiste, ainsi qu’un scénario optimiste de 17 % et une hypothèse de croissance de 15 % intégrée dans le budget. Tous ces scénarios supposent un taux de renouvellement de 77 %.

Le personnel met en évidence les activités majeures dont le budget dépasse 100 K$ dans chacun des secteurs fonctionnels. Les postes Exploitation et Développement bénéficient d’une augmentation de leur budget de 15 % pour l’embauche de six employés additionnels et l’acquisition de l’« intergiciel ». Le poste Marketing et communication prévoit l’ajout d’une ressource additionnelle et une augmentation du budget de l’AGA, des prix et des nouvelles activités. Le poste Gestion des canaux connaîtra une hausse de budget importante en raison de deux nouvelles initiatives qui seront lancées au cours de l’année financière.

Dans l’ensemble, le conseil d’administration est satisfait du budget proposé et approuve le travail effectué par le Comité du budget. Le conseil d’administration demande aussi que, lorsqu’on compare le budget à celui de l’année précédente, les revenus et les dépenses réels devraient aussi être présentés, en plus des montants budgétés. Le personnel suivra les revenus de près au cours de la nouvelle année financière et, si ceux-ci devraient s’accroître au-delà du budget planifié, il identifiera de nouvelles initiatives, le cas échéant.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le budget pour l’AF12 tel que présenté.

(Motion proposée par J. Grey, appuyée par J. King et adoptée à l’unanimité)

Il est également proposé que le conseil d’administration prolonge le mandat du Comité du budget du 28 février 2011 au 31 mars 2011 et que celui-ci présente un rapport à la réunion du conseil d’administration de juin 2011.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

B. Shell quitte la réunion.

P. Andersen cède le fauteuil de la présidence à R. Anderson.

6. Mise à jour sur la consultation sur la PRD

M. Stewart informe le conseil d’administration que les résultats de la consultation, ainsi que le rapport, les modifications, les ébauches de politiques (avec soulignement des modifications) et les détails des modifications additionnelles proposées seront publiés le 1er mars 2011, et que leur mise en œuvre est prévue en mai 2011.

L’ACEI sollicitera des commentaires additionnels des intervenants clés sur des modifications potentielles additionnelles qui, nous le croyons, réduiront considérablement le coût et l’effort requis pour certains cas non contestés dans le cadre du processus de règlement des différends.

B. Shell se joint de nouveau à la réunion.

P. Andersen assume de nouveau la présidence.

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d'administration aura lieu le 14 juin 2011.

R. Rader quitte la réunion.

8. Autres questions

8.1 Mise à jour sur les questions juridiques

Le personnel fournit au conseil d’administration une mise à jour sur les questions juridiques lors d’une séance tenue à huis clos.

R. Rader se joint à la réunion.

D. Fowler, L. Gravel, P. Havey, J. Latour et M. Stewart quittent la réunion.

9. Mise à jour du chef de la direction

Le chef de la direction et le conseil d’administration tiennent une séance à huis clos.

À la suite de la mise à jour du chef de la direction, B. Holland quitte la réunion.

10. Séance à huis clos

Le conseil d'administration tient une séance à huis clos.

11. Clôture

En l'absence d'autres questions, il est proposé par R. Rader et appuyé par J. King que la séance soit levée à 16 h 35.